什么是项目开会会议?

2021年6月8日
Fahad Usmani.
启动大会

在此期间项目生命周期,你将与利益相关者有很多会议。大多数会议包括您和您的团队成员讨论项目状态、问题和计划。其他会议包括管理层和客户。

这些会议具有重要意义,然而,开球会议是独一无二的。

PMI在第6版的PMBOK指南中介绍了开球会议。manbet最新版它是“开发项目管理计划”过程的工具和技术。

什么是开球会议?

这是第一次在项目利益攸关方启动新项目或新阶段时。

这个会议可以包括高层涉众,如项目发起人、管理层、项目经理和一些团队成员。然而,在项目团队中,它涉及项目经理和团队成员。这个会议让项目经理有机会定义共同的目标并达成共识。

启动会议是激励团队成员实现项目目标的有价值的工具。

启动会议什么时候举行?

对于小型项目而言,启动阶段之后立即进行开球会议,并包括所有团队成员。对于许多团队成员来说,这将是与其他成员的第一次会面,因此,这是一个了解他人的机会。

较小的项目只有一个启动会议。

在较大的项目中,您将在规划完成时进行开球会议,并执行即将开始。如果项目是多相,则可以在每个阶段开始时开球会议。

如果项目遍布大型地理区域,您将有一个虚拟的TakeOff会议,因此团队成员可以通过互联网进行通信。

开球会议的目的

项目团队由新的团队成员组成,因此熟悉的会话至关重要。本届会议为团队成员提供了一个机会,以相互了解,建立信任,促进相互理解。

在会议中,您可以讨论项目目标,假设,约束,可交付(s),挑战,方法,程序,计划,工作环境以及每个利益攸关方的角色等

一次成功的启动会议可以为项目定下基调。它确保涉众在同一页上,并对项目目标有共同的理解。这有助于他们就如何作为一个团队工作达成一致。

开球会议帮助客户与项目团队建立关系,了解项目将如何进行。

您如何进行成功的开会会议?

大型项目可以拥有内部和外部开球会议。

团队成员与管理层之间举行内部启动会议,以了解该项目。

他们帮助团队成员准备与客户会面,避免询问不必要的问题。它提高了团队成员的信心。

在进行内部启动会议后,您将与客户进行外部开球会面。这是您了解客户及其期望的机会,清除任何疑问,并解释开展项目的过程。

要举办一个成功的启动会议,请遵循以下步骤:

  1. 设定议程
  2. 进行会议
  3. 关闭会议

设定议程

您应该决定在会议中讨论的主题。

你将包括一个介绍性的会议,介绍这个项目及其目标,项目里程碑,假设,约束,以及最后的问题会话。

使用演示文稿来解释您的推理。

在进行会议之前发送此议程,因此与会者可以准备和积极贡献。

进行会议

介绍你自己,并让别人也这样做。之后,你将提交议程并解释会议上要讨论的话题。

之后,解释项目,它的目标,简短的项目范围,以及团队成员的角色和责任。

讨论沟通和报告系统:例如,如何与利益相关者沟通信息。你将制定与客户讨论的议程。最后是问答环节。

解释项目章程和它的内容。告诉他们这是初级阶段,你需要他们帮助你制定一个详细的项目管理计划

设定期望。例如,解释工作分配,旋转,留下程序等。

讨论关键利益相关者,以及他们的需求和角色。解释通信和报告系统。例如,指定报告格式和通信频率。

最后,解释了项目,其业务需求以及为什么对客户和公司至关重要。与客户带来这一部分。您应该提前通知客户,以便他们可以为会议做好准备。

您可以讨论项目可能面临的任何重大风险或约束以及如何克服它们。

关闭会议

最终,举行问答会议,并鼓励参与者清除他们可能拥有的任何疑问。

最后,如果您需要任何澄清,请感谢参与者并要求他们与您联系。

会议结束后,您将准备会议纪要并将其发送给与会者,以及那些没有参加会议的人。

开球会议的好处

开球会议有以下福利:

  • 它帮助团队成员相互了解。
  • 它显示了项目经理的权威和领导技能。
  • 它帮助团队成员了解项目目标。
  • 它允许利益相关者了解项目的里程碑,风险,假设和限制。
  • 它帮助项目经理获得涉众的支持。
  • 它为参加者提供了澄清疑虑的机会。
  • 它让利益相关者达成共识。

总结

开球会议是成功项目完成的重要组成部分。它可以帮助您执行并完成最小阻塞的项目。这是您可以展示您的能力并建立利益相关者对项目的信心的那一刻。这是您为该项目设置利益相关者的期望。

你曾经主持或参与过启动会议吗?我很乐意在评论区听到你的经历。

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说出你的想法

  • 根据我在项目管理方面的经验,我想补充几点。
    在实际执行阶段开始之前必须发生启动会议。在我们的案例中,我们将批准播种,然后我们与客户安排开球会面。开球后,我们第二天开始执行。

  • 请各位指导我这个项目的启动到底意味着什么?就像一些文献定义的那样,项目启动是计划和实施之间的一个小阶段。而有人认为启动是介于调试和运行阶段之间的阶段。很让人困惑。
    感谢

  • 亲爱的,有一个问题吗?

    在开球会议期间,项目经理将领导会议并讨论建设策略,但谁将讨论项目战略(项目经理或项目赞助商?

  • 结构良好的文章,其中包含有关启动会议的所有细节。我遇到了有关开会的三个问题。有一个问题是谁将战略目标设置为踢球?
    1 - 赞助2-股权持有人3-客户4-项目经理。
    我无法找到清晰的答案。你能帮忙吗?

    • 开会会议是他们决定如何进一步进行的利益攸关方之间的第一次会议。因此,根据我的理解,答案将是“利益相关者”。

  • “例如,你可以包括介绍环节,介绍项目及其目标、里程碑、假设、限制条件,最后是提问和回答环节。”

    我很高兴你在这里挑选了假设。我一直参与投入假设和讨论的假设,并从未发生过的项目。猜猜哪些项目更成功?; o)

    此外,对于团队成员之前没有真正奏效的项目,我发现破冰运动员在开球会议上有用。阿特拉斯人对他们的启动页面有一些有趣的建议(https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/project-kick-off),就像互相问你的超级英雄名字一样。

    谢谢你的好文章!

  • 我有一个问题。项目章程通过后,下一步要做什么

    1.识别的资源新万博登录手机版
    2.启动会议召开

    在项目批准后,您选择作为继任者?

    • 新万博登录手机版资源将在规划阶段确定。在签署项目章程之后,您可以与关键涉众召开启动会议。

  • 亲爱的FAHD,
    非常感谢您的文章
    我以前遇到过这个问题
    你能给我们你的想法吗?

    他们说这是一个常见的问题:
    你是一个下午,现在你准备开采会议,但你收到了团队成员的许多借口参加会议,你会做什么?
    a .坚持团队出席
    b.骗了它可用的人
    C.Cancel会议
    d.re-shedule开会会议

    问候

    • 开会会议很重要,项目经理必须持有它。他是控制的人,他必须进行它并坚持所有团队成员参加它。

  • 亲爱的法赫德,

    即使在我收到PMP凭据后,我真的很喜欢在这里阅读你的帖子,再次感谢你的努力。

    关于这个问题,我在编写考试时感到困惑,但你提到这篇文章时,就会在这篇文章上提到的那样,没有必要的开关会议的特征是不需要区分召开会议的开关时机。在项目宪章在任何时间点批准后,这可能会举行。在规划过程中,大多数团队成员都在规划过程中确定,因此在项目管理计划被批准或制定为团队建筑工具之后,逻辑上逻辑上持有本次会议是一个很好的时机。But it doesn’t mean it should be in planning process group because the differentiation of each process group is not practical way to explain any interdependences and interrelationship, and iterations of processes which are either in the same KAs or in different KAs but only for functionality. Even though kick of meeting is one of 13 tasks in planning domain in Exam Outline Contents of June 2015, practically it could be held even in executing process group or just after project charter is approved or during developing project management plan all based on the size or complexities of project, or on project needs. But for the exam purpose, it might be smart to consider it as a team building tool as well as stakeholder engagement tool just after approval of project management plan. It might be not necessary to clearly specify the process group to which this activity belongs.

    最好的问候,

    公园

    • 好的说公园。

      我没有注意到,在PMP考试内容中,在规划过程集团下提到了截止会议。

      感谢您让我们知道。

  • 这篇文章真的很有用,也很有效。这为如何处理项目并使其成功提供了一些很棒的想法。开幕会对每个组织来说都是非常重要的。项目经理在如何处理现有项目和新项目上负有很大的责任,他们需要计划、执行、衡量、评估和沟通。

  • 嗨Fahad,
    谢谢你的精彩帖子。我有一个查询。博客提到,“告诉利益相关者,您需要他们在开发详细的下午计划计划”中,但这会议必须在开发执行阶段的团队进程期间发生。
    这难道不是矛盾吗?请帮我理解一下。

    • 你是对这个问题的正确曲目,我希望这个问题将在下一个版本的PMBOK指南中清除。manbet最新版

  • 你好法赫德,
    你能回答以下问题吗?
    你知道PMP考试的问题是否只有关于PMBOK的问题,或者像其他一些工具告诉(丽塔默特拉,奥利弗雷曼和其他人)也有来自其他来源的问题?如果是的,那么科鲁菜是最好的来源?

    • 有许多问题可能不是直接基于PMBOK指南的;manbet最新版例如基于情境的问题。

      您可以购买任何良好的PMP考试参考书和考试模拟器。

      这就足够你准备考试了。

  • 亲爱的法赫德,

    感谢你就启动会议提出的宝贵意见。manbet手机网页

    我有一个相关的问题,把我弄糊涂了。
    启动会议必须在哪个项目管理过程组进行?

    指RMC资源,最后项目计划活动是举行启动会议新万博登录手机版批准后,项目管理计划和执行项目工作之前,而根据这篇文章,回答“开球会议被认为是一个活动的开发项目团队过程”在执行过程组。

    您能否澄清一下休息会议的澄清,应按PMI进行正常进行?在什么过程组,在开会之前和之后出现了什么过程?

    最好的祝福

    • 你好,Emad,这真的是一个很好的问题,我已经和一些专家讨论过了,但是在这个话题上仍然有一些不明确的地方,所以我打算写信给PMI,因为PMBOK指南的第六版的草稿已经公开了。manbet最新版

      无论如何让我们讨论它。

      1)在PMBOK指南第五版中没有提到“Kickoff”这个词。manbet最新版

      2)尽管它被认为是开发项目团队过程中的一项活动。

      3)开发项目团队是一个执行过程组过程。

      因此,根据PMBOK指南第五版,启动会议应该在执行过程manbet最新版中举行。

      我不同意100%。在某些情况下可能是真的,但并不完全。开球会议是利益攸关方的第一次会议,以便在本博客文章中讨论项目和其他事情。

      从我的经验和在互联网进行彻底研究后,我会说PMI需要在新版本的PMBOK指南中澄清这个问题。manbet最新版

      希望能帮助到你。

      • 大家好,我想在这里补充几点。将启动会议安排在任何特定的小组中都是非常困难的,因为它可以在启动、完成详细的项目管理计划和开发项目团队之后进行。在我的上一个项目中,我们为每一个新的开始召开了启动会议,无论是新的阶段还是新的活动,这都是直接和管理工作的一部分

  • 谢谢你的宝贵解释。
    你能回答以下问题吗?
    在启动会议期间,项目经理是否应该为项目团队分配角色和责任?

    谢谢,

    • 员工角色分配发生在收购项目团队流程中,而不是开发项目团队进程。开球会议被视为开发项目团队进程的活动。

  • 请Fahad请回答我的考试PMP它仍然是基于Pimbok第5版,我在2016年5月开始了考试。对于你的文章很多

  • PMP Aspirants必须注意到这一有价值的信息,有关启动会议的问题是诀窍,特别是如果您没有阅读本文!做得好并写得很好地装备未来任何接受PMP考试的人。

    • 你好奥利弗,

      事实上,上个月我的两个博客参观者要求我在开会会议上撰写博客文章。他们俩都参加了考试,并告诉我,在这个话题中考试中有很多问题,虽然许多PMP考试准备书没有深入覆盖这个话题。

  • {"email":" email地址无效","url":"网站地址无效","required":" required字段缺失"}

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